Quando fui à China, na Cidade de Pequim entrei numa livraria que tinha um espaço de arte onde um pintor vendia e fazia exposição das suas pinturas.
Num destes quadros retratava Confúcio e era intitulado: “Confucius fishing in the high montains” (Confúcio pescando nas altas montanhas), onde se via os traços clássicos das pinturas chinesas com pequenos pigmentos de cores suaves azul e rosa e com um desenho de uma montanha muito alta.
No topo da montanha estava Confúcio com as suas longas barbas, os olhos pequeninos e com um grande sorriso enquanto segurava uma cana de pesca.
O pintor explicou-me o que o quadro significava:
Embora nas altas montanhas e a cana de pesca não conseguia alcançar o rio para pescar Confúcio estava muito contente pois ele estava apreciando o “processo”, a “jornada”.
Existe muito mais no pescar do que apanhar peixe.
O que Confúcio transmitiu é que o processo ou a jornada é muito importante e que devemos saber apreciar e abraçar.
O mesmo nos acontece quando temos uma apresentação a fazer. Temos um método/processo a seguir para conseguir executá-lo com êxito.
Eis um exemplo de processo para abordar a tua próxima apresentação:
- Identifica e investiga as necessidades, as expectativas, os conhecimentos do público-alvo da apresentação em relação ao tema;
Antes de começares a escrever o conteúdo da tua apresentação, deves fazer a ti mesmo algumas perguntas básicas:
- Quem é a audiência?
- Qual o seu background profissional e académico?
- Qual o conhecimento que tem do tema (daquilo) que irás apresentar?
- Quais os seus interesses no tema – para que possas estabelecer o que é importante para eles.
- Qual a dimensão do público?
- Qual é o propósito da apresentação?
- É para inspirar? ~
- Estão à procura de informação prática concreta?
- Querem mais conceitos e teorias do que conselhos?
- Porque é que foste convidado?
- Quais as expectativas que têm de ti?
- Aonde é que é a apresentação?
- Tenta saber tudo sobre aonde e, se é grande como é feito o local, a logística, etc.… Quando será?
- Tens tempo suficiente para te preparares?
- Qual o dia da semana? Em que hora do dia?
- Estabelece os teus objetivos em relação ao público-alvo;
Antes de começar, tens de ser claro sobre os objetivos da tua apresentação. Deves definir os teus objetivos em termos de resultado que pretendes atingir em vez do que vais dizer.
Os teus objetivos devem focalizar no que o teu público quer ouvir em vez daquilo que tens para dizer. Se não conseguires ser claro e não puderes especificar os teus propósitos em poucas linhas o teu público nunca ficara esclarecido.
Os objetivos devem cobrir mudanças em CCA – Conhecimento, Competências e Atitude. Deves perceber se a tua apresentação é para: informar, instruir, mudar atitudes, demonstrar um processo ou motivar;
- Define como vais iniciar e como vais finalizar;
Lembra-te do ditado “a primeira impressão é que fica”, então a tua introdução deve ajudar a estabelecer alguma forma de credibilidade e relação entre ti e a tua audiência.
Deve atrair a atenção da tua audiência.
Alguns dos elementos da introdução são: boas-vindas, cortesias, introduções, propósitos da tua apresentação, como é que as questões serão geridas, o que esperas da audiência.
Se preparaste algo de escrito para distribuir no final é o momento oportuno de o dizer, assim, a audiência sabe o que esperar.
A introdução pode também incluir uma revisão da estrutura da tua apresentação. Em outras palavras, a tua introdução deverá dizer à tua audiência os teus pontos principais em ordem.
Exemplo: hoje vou falar-vos das boas práticas de liderança na nossa organização. Especificamente, irei explorar os três atributos mais importantes que penso contribuem para uma boa liderança – visão, criatividade e humildade.
Podes atrair a atenção da tua audiência de várias formas:
- Com notícias
- Um facto
- Uma questão Drama
- Uma história ou anedota Silêncio
Assim como a introdução é a primeira impressão, a conclusão é a última impressão da audiência. Uma conclusão efetiva irá:
- Sinalizar o final da apresentação
- Reforçar a mensagem residual (a tua última chance de reformular a tua mensagem chave à tua audiência)
- Recolher pontas perdidas
- Pode haver necessidade de ligar com pontos já ditos
- Clarificar as ações necessárias
- Dar um sentido de conclusão usa a tua conclusão para rever pontos. Referir à tua abertura poderá ser uma opção de como fazê-la.
Assim como o início da tua apresentação, a tua frase de conclusão deverá deixar a atenção da audiência em alta. Pensa numa história, uma frase ou questão que possas usar.
Aquele abraço,
Nuno
